ISO審査の時によくある質問とは？審査員からの質問に備えるポイントを解説！
ISOの認証審査では、審査員が規格への適合性を確認するために、現場の担当者や管理者に対してさまざまな質問を行います。審査当日の質問内容を事前に把握し、適切に対応できるよう準備を整えることが、スムーズな認証取得の鍵となります。本記事では、ISO審査でよくある質問例と、それに備えるためのポイントを解説します。
審査の時によくある質問と回答のポイント
1. 規格や運用に関する基本的な質問
審査員は、担当者がISO規格や自社のマネジメントシステムについて理解しているかを確認します。
- 質問例：
- ISOの基本方針を教えてください。
- 貴部署の業務におけるISOの役割は何ですか？
- 自分の業務がISO規格のどの要求事項に関連しているか説明できますか？
- 回答のポイント：
- 会社のISO方針や目的を暗記するのではなく、自分の業務とどのように結びついているかを具体的に説明しましょう。
- 難しい言葉を使う必要はありませんが、自分の言葉で理解していることを示すことが重要です。
2. 文書や記録に関する質問
ISOでは、適切な文書や記録の管理が求められます。審査員は、それらが正しく整備・運用されているかを確認します。
- 質問例：
- この作業手順書はいつから適用されていますか？
- この記録をどのように管理していますか？
- 古い文書や記録はどこに保管されていますか？
- 回答のポイント：
- 最新の文書を使用していること、古い文書が適切に廃棄または保管されていることを示す。
- 文書や記録管理のルールを理解していることを説明できるように準備しておきましょう。
3. 業務プロセスに関する質問
業務が規格に基づいて適切に運用されているかを確認するため、具体的な作業内容について質問されます。
- 質問例：
- このプロセスの目的は何ですか？
- トラブルが発生した場合、どのように対応しますか？
- 業務がうまくいっているかどうかをどうやって評価していますか？
- 回答のポイント：
- 自分の業務プロセスの流れを明確に説明できるようにする。
- 問題が発生した場合の対応手順（例：是正措置やリスク管理）についても整理しておきましょう。
4. 内部監査に関する質問
審査員は、内部監査が適切に実施されているか、またその結果をどのように活用しているかを確認します。
- 質問例：
- 最近実施した内部監査では、どのような不適合がありましたか？
- 内部監査の結果をどのように業務改善に役立てましたか？
- 内部監査の記録を見せてください。
- 回答のポイント：
- 内部監査で発見された不適合や改善点について具体的に説明する。
- 是正措置や改善活動の記録を提示できるように準備しておく。
5. 改善活動に関する質問
ISOでは、継続的な改善（PDCAサイクル）が重視されます。審査員は、その仕組みが現場で機能しているかを確認します。
- 質問例：
- 最近取り組んだ改善活動について教えてください。
- 業務の目標はどのように設定し、達成度を評価していますか？
- 改善の結果はどのように共有されていますか？
- 回答のポイント：
- 改善活動の具体例（例：業務効率化やエラー削減）を説明する。
- 改善の結果を評価し、次の目標にどのようにつなげたかを伝えましょう。
6. リスク管理に関する質問
リスクや機会の管理がISO規格の重要な要素です。審査員は、それが現場で適切に実行されているかを確認します。
- 質問例：
- 貴部署の業務における主なリスクは何ですか？
- リスクを特定した後、どのように対応していますか？
- 過去にリスクが発生した際の対応事例を教えてください。
- 回答のポイント：
- 自部署のリスクを把握し、それに対してどのような対策を講じているかを具体的に説明する。
- 過去の対応事例があれば、それを示すことで具体性が増します。
審査員からの質問に備えるためのポイント
1. 社内教育を徹底する
社員全体がISOの基本方針や業務プロセスを理解していることが重要です。特に現場担当者へのトレーニングを重点的に行いましょう。
2. 文書や記録を整理する
審査当日に文書や記録がすぐに提示できるように、事前に整備しておきます。手順書や記録が最新化されているかを確認することも重要です。
3. シミュレーションを実施する
審査に備えて模擬審査を行い、社員が質問に対応する練習をします。実際に審査員がどのような質問をするかを想定して対応方法を確認します。
4. 質問に答えられない場合の対応を準備
万が一、質問に答えられない場合でも、誠実に「調べて確認します」と回答し、その場で適切な対応を行えるように準備しておきましょう。
まとめ：審査員からの質問に備えて準備を万全に
ISO審査では、規格の適合性を確認するためにさまざまな質問が行われます。これに適切に対応するためには、事前の準備が欠かせません。社員への教育や文書整備、模擬審査の実施を通じて、審査当日に自信を持って対応できるようにしましょう。
ISO認証取得に向けた準備や審査対策について詳しく知りたい場合は、ぜひお気軽にお問い合わせください！
