移行審査を受けるまでに臨時の内部監査やマネジメントレビューを実施するのか？規格改定対応のポイントを解説
ISO規格の改定に伴う移行審査では、新しい規格の要求事項に適合しているかどうかを証明する必要があります。そのため、臨時の内部監査やマネジメントレビューを実施すべきか疑問を持つ企業も多いのではないでしょうか。本記事では、移行審査に向けて臨時の監査やレビューが必要かどうか、実施する場合のポイントを詳しく解説します。
移行審査で内部監査やマネジメントレビューが必要な理由
ISO規格では、内部監査とマネジメントレビューはマネジメントシステムの運用状況を確認し、改善を進めるための重要なプロセスです。規格改定に伴う移行審査でも、これらの活動が適切に行われたことを証明する必要があります。
1. 新しい要求事項への適合性確認
新版規格で追加または変更された要求事項が、適切に運用されているかを確認するため。
2. 是正措置の確認
ギャップ分析や内部監査で発見された不適合が是正され、システムが正常に運用されていることを証明するため。
3. 組織全体での理解促進
規格改定の影響をトップマネジメントから現場まで組織全体で共有し、対応を一貫させるため。
臨時の内部監査は必要か？
結論として、移行審査の前に臨時の内部監査を実施することが推奨されます。以下の目的で実施することで、新版規格への適合性を確認できます：
内部監査の目的
- 新版規格の要求事項に対する適合状況の確認。
- 規格改定による運用プロセスの変更点のチェック。
- 不適合の有無を確認し、是正措置を講じる。
監査の範囲
- 新しい要求事項（例：ISO 27001:2022の附属書Aの新しい管理策）。
- 規格改定に関連するすべての業務プロセスと文書。
内部監査の実施ポイント
- 計画を明確化
- 新版規格に重点を置いた監査計画を策定。
- 特定のプロセスや新しい管理策に焦点を当てる。
- 監査チームの教育
- 監査を担当するメンバーに新版規格の内容を周知。
- 記録を作成
- 監査結果、不適合の是正状況を記録し、審査時に提示できるよう準備。
臨時のマネジメントレビューは必要か？
内部監査と同様に、移行審査前に臨時のマネジメントレビューを実施することが推奨されます。トップマネジメントが新版規格への適合状況を評価し、改善方針を明確化する場として活用します。
マネジメントレビューの目的
- 新版規格対応の進捗確認。
- 新たなリスクとチャンスの評価。
- 規格改定による方針や目標の見直し。
レビューの実施内容
- 内部監査の結果報告と不適合の是正状況の確認。
- 新版規格の要求事項に基づく改善活動の報告。
- 新しいリスクや改善機会への対応計画の策定。
レビューの実施ポイント
- トップマネジメントの関与
- 規格改定が組織全体に与える影響を把握し、方針を明確にする。
- 新版規格に焦点を当てる
- 新しい要求事項や変更点をレビュー項目に含める。
- 記録の作成
- レビュー議事録を作成し、審査時に提示可能な形で保管。
臨時の監査・レビュー実施のメリット
1. 移行審査の準備が万全に
内部監査やマネジメントレビューを通じて、新版規格への適合性を事前に確認することで、移行審査をスムーズに進められます。
2. 不適合の早期発見と是正
審査前に不適合を特定し、是正措置を講じることで、移行審査での不適合指摘を防げます。
3. トップマネジメントの関与強化
臨時のマネジメントレビューを実施することで、トップマネジメントが規格改定の影響を深く理解し、適切な改善活動を推進できます。
4. 組織全体の理解促進
内部監査やマネジメントレビューを通じて、組織全体が新版規格への対応状況を把握し、スムーズな移行を実現できます。
実施しない場合のリスク
1. 新版規格への適合性不足
内部監査やレビューを行わないと、不適合や運用上の問題が移行審査で指摘されるリスクがあります。
2. 組織全体の不一致
規格改定への対応が現場とトップマネジメントで統一されない場合、運用上のばらつきが発生する可能性があります。
3. 移行審査の失敗
準備不足のまま移行審査に臨むことで、審査に合格できず、認証が遅れる可能性があります。
実施のタイミングとスケジュール例
臨時の内部監査
- 実施時期：移行審査の3～6ヶ月前。
- 目的：新版規格対応の適合性確認と是正措置の実施。
臨時のマネジメントレビュー
- 実施時期：内部監査完了後、移行審査の2～3ヶ月前。
- 目的：監査結果や改善活動を確認し、移行審査への準備を整える。
まとめ：臨時の内部監査とマネジメントレビューは移行審査準備の要
移行審査を成功させるためには、臨時の内部監査とマネジメントレビューを実施し、新版規格への適合性を確認することが重要です。これらのプロセスを通じて、不適合の是正や運用体制の改善を行い、審査当日に向けた万全の準備を整えましょう。
規格改定対応や移行審査のサポートについてお困りの際は、ぜひお気軽にご相談ください！
