移行審査はいつ受審すればいい？規格改定にスムーズに対応するためのポイントを解説
ISO規格は、定期的に改定されることがあります。改定後、現行規格に基づいて取得している認証を新しい規格に移行するには、移行審査を受ける必要があります。しかし、「移行審査はいつ受ければいいの？」「タイミングが遅れるとどうなる？」と不安に思う方も多いのではないでしょうか。本記事では、移行審査の受審タイミングや準備方法について詳しく解説します。
移行審査とは？
移行審査とは、ISO規格が改定された際に、現行規格の認証を新しい規格に移行するために実施される審査のことです。この審査を通過することで、新しい規格に基づいた認証を取得することができます。
移行審査を受けるタイミング
1. 改定後の移行期間中に受審
ISO規格の改定が行われた場合、通常3年間の移行期間が設けられます。この期間内に移行審査を受け、新しい規格に適合していることを認証機関に証明する必要があります。
- 移行期間の例
- ISO 9001:2015：2015年9月改定 → 移行期限：2018年9月
- ISO 14001:2015：2015年9月改定 → 移行期限：2018年9月
- ISO 27001:2022：2022年10月改定 → 移行期限：2025年10月
2. 再認証審査やサーベイランス審査と合わせて実施
移行審査は、再認証審査やサーベイランス審査と併せて実施することが可能です。この方法を選ぶと、審査回数が増えず、効率的に移行を進められます。
- 例：再認証審査のタイミングが移行期間中であれば、その審査で新規格への移行も一緒に実施。
3. 早めの受審がおすすめ
移行期間の終了間際になると、認証機関が混雑する可能性が高まります。早めに移行審査を受けることで、スケジュールの柔軟性を確保できます。
移行審査を受けないとどうなる？
移行期間内に移行審査を受けない場合、現行規格の認証が失効します。これにより以下のリスクが発生します：
1. 認証の信頼性が損なわれる
取引先や顧客に対して、ISO認証がない状態になり、信頼性の低下や契約上の問題が発生する可能性があります。
2. 再取得に手間とコストがかかる
失効後に新規取得を目指す場合、通常の認証取得プロセスが必要となり、再度の審査費用や準備時間がかかります。
3. 社内運用に混乱を招く
新規取得の準備期間中、ISOの運用を停止することで社内の業務フローに影響が出ることがあります。
移行審査の準備方法
1. 新規格の要求事項を理解する
新しい規格の変更点や追加された要求事項を確認し、現行のマネジメントシステムとのギャップを洗い出します。
- 例：
- ISO 9001:2015で追加された「リスクベースの考え方」。
- ISO 14001:2015で新設された「ライフサイクル思考」。
- ISO 27001:2022で114個の管理策が93個に統合・再構成された。
2. ギャップ分析を行う
新規格に適合するために、現行のシステムを見直します。ギャップ分析を行い、不足している部分を明確化しましょう。
- 主な確認ポイント：
- 文書や記録の整備状況。
- 新規格で求められるプロセスや手順の導入。
- 関係者（トップマネジメントや現場担当者）の理解度。
3. 社員教育を実施
新しい規格の要求事項について、関係者への教育を実施します。特にトップマネジメントや現場担当者が新規格の趣旨を理解していることが重要です。
4. 内部監査とマネジメントレビューの実施
新規格に基づいた運用が適切に行われているかを確認するため、内部監査とマネジメントレビューを実施します。
5. 認証機関と移行審査のスケジュールを調整
早めに認証機関と移行審査のスケジュールを調整し、スムーズに審査が受けられるように準備します。
移行審査のメリット
1. 業務改善のチャンス
新規格への移行を通じて、現行のマネジメントシステムを見直すことで、業務フローの効率化や品質向上を図れます。
2. 信頼性の向上
最新の規格に基づいた認証を取得することで、取引先や顧客に対して、継続的な改善への取り組みを示せます。
3. リスクの低減
新規格ではリスクベースの考え方が重視されており、運用上のリスクを事前に洗い出し、対応することでトラブルを防ぐ効果があります。
まとめ：移行審査は早めの準備がカギ
移行審査は、ISO規格が改定された場合に必要な重要なプロセスです。改定後の移行期間内に受審しないと、認証が失効するリスクがあります。早めに新規格の要求事項を理解し、ギャップ分析や内部監査を通じて準備を進めましょう。
移行審査のタイミングや準備方法についてお困りの際は、ぜひ認証機関や専門家にご相談ください。スムーズな移行をお手伝いします！
