ISOを取得するのに仕事のやり方を変える必要がある？現状と規格要件を踏まえた対応法を解説
ISO認証の取得を検討する際に、「仕事のやり方を大幅に変えなければならないのでは？」という不安を抱える方も多いのではないでしょうか。ISO認証は国際規格に準拠するための仕組みですが、すべてを一から変える必要があるわけではありません。本記事では、ISOを取得する際に仕事のやり方をどの程度変える必要があるのか、その実態とポイントを解説します。
ISO取得で仕事のやり方を変える必要がある場合
ISO認証を取得する際、仕事のやり方を変える必要が出てくるのは以下のような場合です。
1. 現在の業務が不明確な場合
ISO規格では、業務プロセスを明確にし、文書化することが求められます。もし現在の仕事の流れが属人的だったり、口頭での指示が中心になっている場合は、以下のような変更が必要です。
- 作業手順書や業務フローの作成
- 標準化されたルールの策定
これにより、業務の透明性が高まり、新人教育や業務引き継ぎがスムーズになるというメリットがあります。
2. 文書管理が整理されていない場合
ISOでは、業務に関する記録や文書の管理が重要視されます。例えば、品質に関するデータや顧客対応の履歴などが散在している場合は、管理システムやルールを整備する必要があります。
3. リスク管理が不十分な場合
ISO認証取得では、事前にリスクを特定し、対策を講じることが求められる規格が多いです。例えば、品質に影響を及ぼすリスクや、情報セキュリティの脆弱性についての対応が求められる場合があります。このようなリスクマネジメントの仕組みを取り入れることが、仕事のやり方の見直しにつながることがあります。
仕事のやり方を大きく変える必要がない場合
ISO規格の目的は、企業の業務プロセスを改善し、信頼性を向上させることにありますが、すべてを変更する必要があるわけではありません。特に、以下のようなケースでは大幅な変更をせずに取得が可能です。
1. 既存の仕組みが規格要件を満たしている場合
すでに社内にしっかりとした業務フローや管理体制が整っている場合、現状を微調整するだけでISO認証を取得できることがあります。
2. 専門的な業務領域に特化している場合
例えば、特定の品質基準に従って作業を行っている製造業などでは、ISO 9001の要件を自然に満たしていることが多いため、大幅な変更は必要ありません。
3. 外部支援を活用する場合
コンサルタントや文書管理ツール（例：イソナビ）のサポートを受けることで、必要な変更作業を効率化し、最小限の負担で運用体制を整えることが可能です。
ISO取得をスムーズに進めるためのポイント
1. 現状分析を行う
まずは、自社の業務がISO規格の要求事項にどの程度適合しているかを分析します。これにより、変更が必要な部分と維持できる部分を明確にできます。
2. 優先順位を決める
すべてを一度に変更しようとすると混乱を招きます。重要度の高い項目から順に改善を進めることで、負担を軽減できます。
3. 社員教育を徹底する
新しいルールや業務フローを導入する際は、従業員に対する教育を行い、理解と協力を得ることが重要です。教育の一環でISO認証の目的やメリットを共有することで、現場での抵抗感を減らすことができます。
4. ツールを活用する
文書管理や業務フローの可視化を効率化するため、イソナビなどのツールを導入すると便利です。これにより、変更作業の負担を大幅に削減できます。
まとめ
ISOを取得する際に仕事のやり方を変える必要があるかどうかは、現在の業務体制や管理レベルによって異なります。現状に適合していない部分があれば変更が必要ですが、多くの場合、すべてを変える必要はなく、改善すべき点を特定して対応することが可能です。
ISO取得のプロセス自体が業務の効率化や品質向上につながるため、前向きに取り組むことで企業全体の成長にも寄与します。もし、どの部分を変えるべきか分からない場合は、専門家のサポートを活用しながら進めるのがおすすめです。
ISO取得に関するご相談やサポートについては、ぜひお気軽にお問い合わせください！
